Datenschutzerklärung
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie nach Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Website, bei einer Kontaktaufnahme und im Rahmen von Bewerbungen verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und welche Rechte Sie haben.
1. Verantwortlicher
RpDoc® Solutions GmbH
Heinrich-Barth-Straße 1-1a
66115 Saarbrücken
Telefon: +49 681 96815-0
Telefax: +49 681 96815-14
E-Mail: info@rpdoc.de
Vertreten durch die Geschäftsführung: Simone Grandt (geschäftsführende Gesellschafterin), Christof Schelian, Christian Pabst.
2. Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen ihn für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte unter:
TÜV Saarland Consulting GmbH
Hochstraße 59
66115 Saarbrücken
E-Mail: datenschutz@rpdoc.de
Internet: consulting.tuev-saar.de
3. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies erlaubt. In Betracht kommen insbesondere:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung,
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – die Erfüllung eines Vertrags oder die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, einschließlich eines Bewerbungsverfahrens,
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, etwa gesetzlicher Aufbewahrungspflichten,
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – die Wahrung unserer berechtigten Interessen, soweit Ihre Interessen nicht überwiegen.
Empfänger
Ihre Daten erhalten innerhalb unseres Unternehmens nur die Personen, die sie für die jeweilige Aufgabe benötigen. Externe Dienstleister setzen wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein; sie sind vertraglich an unsere Weisungen und an den Datenschutz gebunden. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn eine Rechtsgrundlage dies erlaubt, etwa wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
Speicherdauer
Wir löschen personenbezogene Daten, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die konkreten Fristen nennen wir in den folgenden Abschnitten.
4. Hosting und Bereitstellung der Website
Hosting
Unsere Website wird bei einem externen Hosting-Dienstleister betrieben. Dieser verarbeitet die beim Aufruf der Website anfallenden Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung findet ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland statt.
Art und Zweck der Verarbeitung
Beim Aufruf unserer Website übermittelt Ihr Browser technisch bedingt Informationen an unseren Server, insbesondere Ihre IP-Adresse, die aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit sowie Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich, um die Website an Ihr Gerät auszuliefern.
Ihre IP-Adresse wird dabei nicht gespeichert; wir führen keine Server-Logfiles mit IP-Adressen. Soweit wir Zugriffe zu technischen Zwecken, etwa zur Fehleranalyse, protokollieren, geschieht dies ohne IP-Adresse, sodass die Einträge keiner Person zugeordnet werden können. Eine Auswertung zu Ihrer Person findet nicht statt.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technischen Bereitstellung unserer Website.
Speicherdauer
Die Daten werden nur für die Dauer der Verbindung verarbeitet und anschließend nicht gespeichert.
6. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Fax
Art und Zweck der Verarbeitung
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Fax kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, Kontaktdaten, Inhalt Ihrer Anfrage), um Ihr Anliegen zu bearbeiten und mögliche Anschlussfragen zu beantworten.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage mit einem bestehenden oder angebahnten Vertragsverhältnis zusammenhängt, etwa bei Angebotsanfragen oder Support. Im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung der an uns gerichteten Anfragen.
Empfänger
Für unsere E-Mail-Kommunikation setzen wir einen externen Cloud-Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein. Die Daten werden in Rechenzentren in der Europäischen Union verarbeitet. Eine Übermittlung in die USA im Einzelfall, etwa im Rahmen von Support- oder Sicherheitsleistungen des Dienstleisters, ist nicht auszuschließen. Sie erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), unter dem der Dienstleister zertifiziert ist, sowie ergänzend auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
Speicherdauer
Wir löschen Ihre Anfrage, sobald sie abschließend bearbeitet ist und keine weitere Kommunikation zu erwarten ist. Ergeben sich aus der Anfrage geschäftliche Vorgänge, bewahren wir die Korrespondenz im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf (insbesondere § 257 HGB, § 147 AO); Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Hinweis zur E-Mail-Sicherheit
E-Mails werden zwischen den Mailservern in der Regel transportverschlüsselt (TLS) übertragen, sind aber nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Für besonders vertrauliche Informationen empfehlen wir den Postweg.
Bereitstellung
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist freiwillig. Ohne Kontaktdaten können wir Ihre Anfrage jedoch nicht beantworten.
7. Bewerbungsverfahren
Diese Informationen gelten für Bewerbungen auf ausgeschriebene Stellen und für Initiativbewerbungen, unabhängig davon, ob Sie sich per E-Mail an bewerbungen@rpdoc.de oder per Post bewerben.
Art und Zweck der Verarbeitung
Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns mit Ihrer Bewerbung übermitteln, insbesondere Name, Kontaktdaten, Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Qualifikationsnachweise, Angaben zu Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit sowie Informationen aus Vorstellungsgesprächen. Zweck ist die Durchführung des Bewerbungsverfahrens, also die Prüfung Ihrer Eignung, die Kommunikation mit Ihnen und die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Bei Initiativbewerbungen prüfen wir zusätzlich, ob eine passende Stelle bei uns frei ist oder frei wird.
Bitte übermitteln Sie uns nur die für die Bewerbung erforderlichen Angaben. Ein Bewerbungsfoto oder Angaben zu Religion, Gesundheit, Familienstand oder ähnlichen Merkmalen sind nicht erforderlich.
Rechtsgrundlage
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Hinblick auf ein mögliches Beschäftigungsverhältnis.
- Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG – soweit Sie uns freiwillig besondere Kategorien personenbezogener Daten mitteilen, z. B. eine Schwerbehinderung, und deren Verarbeitung zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung von Pflichten aus dem Arbeitsrecht erforderlich ist.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Aufbewahrung nach Abschluss des Verfahrens zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche, insbesondere nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Empfänger
Ihre Bewerbung wird ausschließlich von der Personalabteilung, der Geschäftsführung und den für die zu besetzende Stelle zuständigen Führungskräften eingesehen. Für den E-Mail-Empfang setzen wir den in Abschnitt 6 beschriebenen Cloud-Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein; zur Datenübermittlung siehe dort. Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt.
Speicherdauer
- Bei einer Absage löschen wir Ihre Bewerbungsunterlagen und die damit verbundenen Daten sechs Monate nach Zugang der Absage. Diese Frist ermöglicht es uns, uns gegen mögliche Ansprüche nach dem AGG zu verteidigen (Geltendmachungsfrist nach § 15 Abs. 4 AGG und Klagefrist nach § 61b ArbGG). Ist zu diesem Zeitpunkt ein Rechtsstreit anhängig, löschen wir die Daten erst nach dessen Abschluss.
- Bei Rücknahme Ihrer Bewerbung gilt dieselbe Frist ab dem Zeitpunkt der Rücknahme.
- Bei einer Einstellung übernehmen wir die erforderlichen Daten in Ihre Personalakte. Hierüber informieren wir Sie dann gesondert.
Bereitstellung
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die Angaben, die für die Beurteilung Ihrer Eignung erforderlich sind, können wir Ihre Bewerbung jedoch nicht berücksichtigen.
Keine automatisierte Entscheidung
Die Entscheidung über Ihre Bewerbung treffen Menschen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
9. Übermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums findet nur in den in dieser Erklärung beschriebenen Fällen statt (Abschnitt 6, E-Mail-Dienst; Abschnitt 8, soziale Netzwerke) und nur, soweit die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.
10. SSL-/TLS-Verschlüsselung
Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung (HTTPS). Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers.
11. Ihre Rechte
Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, siehe Abschnitt 12).
Haben Sie eine Einwilligung erteilt, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten oder an unseren Datenschutzbeauftragten (Abschnitt 2).
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Fritz-Dobisch-Straße 12
66111 Saarbrücken
E-Mail: poststelle@datenschutz.saarland.de
12. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an: RpDoc® Solutions GmbH, Heinrich-Barth-Straße 1-1a, 66115 Saarbrücken, E-Mail: info@rpdoc.de.
13. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, unsere Verarbeitungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.
Stand: November 2026
8. Unternehmensauftritte in sozialen Netzwerken
Wir unterhalten Unternehmensseiten bei LinkedIn, Instagram und Facebook. Dieser Abschnitt erläutert, welche Daten dabei verarbeitet werden.
Links auf unserer Website
Unsere Website enthält lediglich einfache Links zu diesen Seiten. Wir binden keine Plug-ins, Schaltflächen oder sonstigen Inhalte der Netzwerke ein. Beim Besuch unserer Website werden daher keine Daten an die Betreiber der Netzwerke übermittelt. Erst wenn Sie einen Link anklicken, gelangen Sie auf die Seite des jeweiligen Netzwerks; ab dann gelten dessen Datenschutzbestimmungen.
Anbieter
Art und Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen unsere Unternehmensseiten, um über unser Unternehmen, unsere Produkte und offene Stellen zu informieren und mit Interessierten in Kontakt zu treten. Wenn Sie unsere Seiten besuchen, Beiträge kommentieren, teilen oder mit „Gefällt mir“ markieren oder uns eine Nachricht senden, verarbeiten wir die dabei sichtbaren Daten (z. B. Ihren Profilnamen und den Inhalt Ihres Beitrags oder Ihrer Nachricht), um darauf zu reagieren.
Die Betreiber der Netzwerke verarbeiten darüber hinaus Daten zu Ihrem Nutzungsverhalten in eigener Verantwortung, etwa zu Werbezwecken. Darauf haben wir keinen Einfluss. Näheres entnehmen Sie bitte den Datenschutzrichtlinien der Anbieter.
Seitenstatistiken und gemeinsame Verantwortlichkeit
Die Betreiber stellen uns zusammengefasste Statistiken zur Nutzung unserer Seiten bereit (z. B. Anzahl der Aufrufe, Reichweite von Beiträgen, Herkunft und Branche der Besucher). Diese Statistiken lassen keine Rückschlüsse auf einzelne Personen zu. Für die zugrunde liegende Verarbeitung sind wir gemeinsam mit dem jeweiligen Betreiber verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die Betreiber haben dazu Vereinbarungen bereitgestellt, nach denen sie die Hauptverantwortung für diese Verarbeitung übernehmen und die Erfüllung der Betroffenenrechte sicherstellen:
Ihre Rechte (Abschnitt 11) können Sie sowohl bei uns als auch beim jeweiligen Betreiber geltend machen. Da nur die Betreiber vollen Zugriff auf die Nutzerdaten haben, ist eine Anfrage direkt dort in der Regel am wirksamsten; wir leiten Anfragen, die uns erreichen, bei Bedarf weiter.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Darstellung unseres Unternehmens, der Kommunikation mit Interessierten und der Gewinnung von Bewerberinnen und Bewerbern. Holen die Betreiber für ihre eigene Verarbeitung eine Einwilligung ein, ist Rechtsgrundlage insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Speicherdauer
Ihre Kommentare und Reaktionen bleiben sichtbar, bis Sie oder wir sie löschen oder die Unternehmensseite aufgelöst wird. Nachrichten behandeln wir wie Anfragen per E-Mail (Abschnitt 6). Wie lange die Betreiber Daten speichern, richtet sich nach deren Datenschutzrichtlinien.
Übermittlung in Drittländer
Die Betreiber können Daten auch in die USA übermitteln. Meta Platforms, Inc. und LinkedIn Corporation sind nach eigenen Angaben unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des entsprechenden Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO) sowie ergänzend auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).